'Enthousiaste nieuwsgierigheid' naar EvenementAssistent

Organisatoren van evenementen kunnen in oktober en november 2011 in een aantal gemeenten alle vergunningen voor evenementen online aanvragen.

Meer dan 40 gemeenten nemen een proef met de EvenementAssistent, een instrument om de regeldruk rond evenementen te verlagen. Tijdens de startbijeenkomst op 5 oktober bij het ministerie van EL&I is het concept met groot enthousiasme ontvangen.

Na de presentatie omschreef een van de 130 deelnemers de EvenementAssistent als 'een lerend instrument', dat door het gebruik steeds waardevoller wordt voor zowel gemeenten als organisatoren. 'Het voorkomt miscommunicatie rond evenementen en dat scheelt tijd', concludeerde een ander. Hij omschreef de sfeer tijdens de startbijeenkomst als 'enthousiaste nieuwsgierigheid' om met de proef te beginnen.

Regeldruk

De regeldruk bij het organiseren van een evenement is hoog. Het proces voor het aanvragen en afhandelen van evenementenvergunningen verschilt per gemeente. Ook de eisen die worden gesteld aan het organiseren van een festival, circus, popconcert, wielerronde of ander evenement verschillen per gemeente. Het is voor organisatoren niet altijd duidelijk waarop gemeenten de aanvraag precies beoordelen. Rond evenementen kan sprake zijn van bijzondere wet- en regelgeving, waardoor organisatoren naast een evenementenvergunning ook een ontheffing of Verklaring van geen Bezwaar nodig hebben. Dat is bijvoorbeeld het geval bij de verkoop van alcoholische dranken en organisatie van wedstrijden op de openbare weg. Deze aanvragen verlopen over het algemeen via verschillende kanalen. De EvenementAssistent brengt deze aanvraagprocessen samen binnen één proces.

Veiligheid

De betrokken brancheorganisaties, gemeenten, politie, brandweer en medische hulpdiensten verwachten met de EvenementAssistent niet alleen de regeldruk te verminderen, maar ook de veiligheid van evenementen te vergroten. Burgemeesters worden daardoor beter in staat gesteld om bestuurlijke verantwoordelijkheid te dragen voor evenementen, ook voor de heel grote evenementen.

De aandacht voor evenementenvergunningen komt voor ketenpartners op het juiste moment. Gemeenten buigen zich over hun evenementenbeleid en digitaliseren werkprocessen. Ook veiligheidsregio's zien een rol voor de EvenementAssistent in de verdere ontwikkeling van regionale samenwerking. In de Handreiking Evenementenveiligheid, die het Bureau Veiligheidsberaad ontwikkelt in opdracht van het ministerie van Veiligheid & Justitie, komt de EvenementAssistent naar voren als een belangrijk hulpmiddel. De EvenementAssistent wordt met nadruk genoemd in de toelichting op de Wet politiekosten evenementen, die voor internetconsultatie is gepubliceerd via overheid.nl.

Initiatiefnemers

Het concept EvenementAssistent is ontworpen door publiek-private partijen. Vanuit de evenementensector zijn ondermeer de volgende koepel- en brancheorganisaties betrokken: NKB (kermissen), NOC*NSF (sportbonden), NOV (vrijwilligersorganisaties) VNCO (circussen), VNPF (poppodia en festivals), VSCD (theaters en theaterfestivals) en VVEM (branchevereniging evenementensector). Aan de zijde van de overheid zijn betrokken: Gemeenten Zandvoort, Tiel en Utrecht, Veiligheidsregio Kennemerland, GHOR Utrecht, NVBR (brandweer en rampenbestrijding) en de ministeries van EL&I en V&J. De ketenpartners werken samen binnen het programma Slim geregeld, goed verbonden van het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie.

Vervolg

Aan het slot van de presentatie gaf de stuurgroep, die namens de ketenpartners verantwoordelijkheid draagt voor de EvenementAssistent, een duidelijk perspectief op het vervolg na de proef. Voorzitter Hans Onno van den Berg antwoordde op vragen uit de zaal dat hij de stellige verwachting heeft dat de EvenementAssistent voor alle partijen tot besparingen zal leiden. 'Als het geen winst oplevert, dan doen we het niet'. Marieke Hendriks, lid van de stuurgroep vanuit het ministerie van Veiligheid & Justitie, benadrukte daarbij de eigen verantwoordelijkheid van de ketenpartners. 'U moet het willen en zorgen dat het er komt. Het is úw instrument.'
De ketenpartners zullen begin 2012 besluiten over het vervolg.

De proef met de EvenementAssistent loopt tot eind november 2011. Contactpersoon vanuit Sggv is casusmanager Peter van Eick.